Conditions générales

Article 1 – Identité :

Dénomination : AIC – Automatisation Ingénierie Conseil

Adresse : 86, route de Lons – 39140 LARNAUD

SIRET : 904 903 127 00010

Code APE : 7022Z Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Dirigeant : David VOYE

Numéro de Déclaration d’Activité en tant qu’Organisme de Formation : 27 39 01377 39

Article 2 – Demande :

-L’inscription aux formations en ligne ne nécessite pas de demande préalable mais elle peut toutefois être sollicitée comme pour les autres prestations comme cité ci-dessous.

-Pour les autres prestations, il convient de faire une demande préalable grâce aux formulaires en ligne (https://site.aic39.com/demande-de-devis-contact) ou manuscrits (https://site.aic39.com/brochureAIC2023.pdf) avant toute commande définitive.

Cette demande est gratuite mais n’oblige pas AIC à répondre.

Article 3 – Commande/devis :

-Pour les prestations de formation en ligne, la commande a lieu sur le portail internet. Si une demande a été formulée pour ce type de prestation, le client recevra les informations demandées et les consignes pour pouvoir passer une commande en ligne.

-Pour toutes les autres prestations, en retour de la demande, si AIC considère qu’elle peut y répondre, elle envoie au client un devis auquel le client n’a ni obligation de réponse, ni obligation d’acceptation. Cet envoi sera réalisé par voie dématérialisée à l’adresse mail communiquée par le client dans les formulaires de demande.

L’intitulé de la commande/devis peut varier selon la prestation, « Contrat de formation professionnelle » pour les formations non récurrentes aux particuliers, « Convention de formation professionnelle » pour les formations non récurrentes aux entreprises, « Commande » ou « Devis » pour les autres prestations.

Article 4 – Refus commande/devis :

-Cas particulier des prestations financées par OPCO, CPF, ou Pôle Emploi : lorsque les prestations sont financées par des fonds publics, les processus de commande mis en place par les organismes concernés prévalent sur les processus AIC.

-Pour les prestations de formation en ligne, le client, s’il ne souhaite pas commander la formation, doit interrompre le processus intitulé « Valider commande » avant de le valider définitivement.

-Pour toutes les autres prestations, le refus du devis par le client n’entraine aucun frais, ni aucun engagement du client vis-à-vis de la prestation demandée. Ce refus n’a pas non plus d’incidence sur les autres prestations en-cours, conclues ou à venir.

Article 5 – Acceptation commande/devis :

-Cas particulier des prestations financées par OPCO, CPF, ou Pôle Emploi : lorsque les prestations sont financées par des fonds publics, les processus de commande mis en place par les organismes concernés prévalent sur les processus AIC.

-Pour les prestations de formation en ligne, une fois le processus en ligne intitulé « Valider commande » complété, la commande est alors acceptée par le client. Elle l’engage donc à payer la prestation complète. Une facture est envoyée au client par voie dématérialisée à l’adresse mail inscrite sur son compte de connexion, il est donc important que le client tienne à jour les informations de son compte.

-Pour toutes les autres prestations, le renvoi du devis signé vaudra acceptation de celui-ci donc commande, il engage ainsi le client à payer et honorer le contrat.

Article 6 – Facture :

-Cas particulier des prestations financées par OPCO, CPF, ou Pôle Emploi : lorsque les prestations sont financées par des fonds publics, les processus de facturation mis en place par les organismes concernés prévalent sur les processus AIC.

-Pour les prestations de formation en ligne, une fois le processus en ligne intitulé « Valider commande » complété, une facture est envoyée au client par voie dématérialisée à l’adresse mail inscrite sur son compte de connexion, il est donc important que le client tienne à jour les informations de son compte.

-Pour toutes les autres prestations, après acceptation du devis, une facture d’acompte sera alors émise par voie dématérialisée à l’adresse mail communiquée par le client dans les formulaires de demande. A l’issue de la prestation, une facture de solde sera alors émise par voie dématérialisée à l’adresse mail communiquée par le client dans les formulaires de demande.

Article 7 – Modalités de paiement :

-Cas particulier des prestations financées par OPCO, CPF, ou Pôle Emploi : lorsque les prestations sont financées par des fonds publics, les processus de paiement mis en place par les organismes concernés prévalent sur les processus AIC.

-Pour les prestations de formation en ligne, le paiement s’effectue en un seul versement avant libération de l’accès. Le versement peut être effectué par virement bancaire ou par envoi de chèque. L’accès ne sera débloqué qu’à partir du moment où les fonds auront été encaissés et à l’échéance du droit de rétractation (sauf si le client a souhaité renoncer expressément à ce droit tel que prévu par la clause « 9-Rétractation » ). Le paiement de la prestation totale doit être versé au plus tard 14 jours calendaires après la date de fin de période de rétractation.

-Pour les autres prestations, le paiement s’effectue en deux versements. L’acompte d’un montant équivalent à 30% du prix de la prestation totale doit être versé au plus tard 14 jours calendaires après la date de fin de période de rétractation et le dernier versement de 70% du prix total a lieu au plus tard 14 jours calendaires après la date de fin de la prestation. Le non versement dans les temps de l’acompte pourra avoir pour effet de reclasser la prestation en « 10-Annulation à l’initiative du client ». Le client restera donc redevable des 30% du prix total, ainsi que des frais associés et la prestation sera annulée (voir clause intitulée « 10-Annulation »). De plus, le contrevenant s’exposera à l’application de pénalités comme décrit dans la clause « 16-Pénalités ». Le non versement dans les temps du solde de fin de prestation expose les contrevenants à l’application de pénalités comme décrit dans la clause « 16-Pénalités ».

Article 8 – Validation commande :

-Cas particulier des prestations financées par OPCO, CPF, ou Pôle Emploi : lorsque les prestations sont financées par des fonds publics, la commande sera validée par AIC lorsque l’organisme nous aura confirmé que le financement est accepté.

-Pour les prestations de formation en ligne, une fois le paiement encaissé, la commande est validée par AIC.

-Pour toutes les autres prestations, une fois l’acompte encaissé, la commande pourra être validée par AIC.

Article 9 – Rétractation :

-Cas particulier des prestations financées par OPCO, CPF, ou Pôle Emploi : lorsque les prestations sont financées par des fonds publics, les processus de rétractation mis en place par les organismes concernés prévalent sur les processus AIC.

A partir de la date d’acceptation de la commande par le client (voir « 5-Acceptation commande ») pour une prestation donnée, le client a un délai de rétractation de 14 jours calendaires débutant à partir de la date de confirmation. Pour cette raison, si le client souhaite une prestation rapidement, il lui sera alors demandé une renonciation expresse de son droit de rétractation. Ce droit de rétractation devrait toujours être exercé par envoi d’un courrier Recommandé avec Accusé de Réception.

Article 10 – Annulation :

Passé le délai de rétractation, si le client souhaite annuler la prestation, il devra en faire part par courrier Recommandé avec Accusé de Réception à l’adresse de contact affichée dans la section « 1-Identité ».

-Pour les prestations de formation en ligne, si l’accès n’a pas été encore ouvert alors le client sera facturé à hauteur de 30% du montant initialement prévu et le trop-perçu éventuel lui sera alors remboursé, en revanche, si les accès ont déjà été ouverts, aucune annulation ne sera désormais possible. Le client devra s’acquitter du paiement de la facture totale.

-Pour les autres prestations, si la réalisation de la prestation n’a pas encore débuté, le client sera alors facturé à hauteur de 30% du montant initialement prévu (c’est-à-dire l’acompte). Dans le cas où le client est le seul participant à la prestation, il devra alors aussi supporter les frais de réservation de salle si celle-ci ne peut plus être annulée ou à défaut, les frais de son annulation. En conséquence, AIC se réserve le droit d’annuler toute prestation ou de changer les lieux de celle-ci puisque l’annulation d’un participant peut alors rendre impossible de supporter les coûts de réservation de salle. Dans le cas d’une annulation à l’initiative d’AIC, aucune facturation ne sera émise et l’acompte déjà versé sera remboursé.

Article 11 – Interruption :

-Pour les prestations de formation en ligne, l’accès étant illimité, le client peut interrompre et reprendre quand il le souhaite sans que cela ne remette en question les versements déjà effectués. AIC se réserve le droit de suspendre momentanément à tout moment l’accès aux contenus en ligne pour des raisons techniques. Dans une telle situation, le client pourra alors signaler ce dysfonctionnement par mail à contact@aic39.com qui tentera de résoudre au plus vite le problème et en informer le client.

-Pour les autres prestations, en cas d’interruption à l’initiative du client, constatée par l’absence de signature du registre (informatisé ou manuscrit selon la nature de la prestation), l’exécution de la prestation étant déjà commencée, ce client sera alors facturé à 100% du montant initialement prévu si le cas de force majeure n’est pas démontré. En revanche, si la démonstration est faite, le client paiera au prorata des prestations effectuées. AIC se réserve le droit d’interrompre la prestation en cas de force majeure (pandémie, confinement rendant impossible de continuer), en cas de problème de santé du prestataire ou toute autre raison rendant la poursuite de la prestation impossible à effectuer. Un report pourra alors être proposé au client, et si ce report n’est pas envisageable le client sera facturé au prorata des prestations effectuées. Ainsi, si le prorata est supérieur à l’acompte, une facturation du reste à charge sera émise, dans le cas contraire un remboursement du trop-perçu sera réalisé.

Article 12 – Exclusion :

-Pour les prestations de formation en ligne, l’accès obtenu est un accès individuel, le client n’est pas autorisé à faire profiter de celui-ci à d’autres membres de son organisation ou toute autre personne. Si AIC constate un manquement à cette règle, l’accès pourra être fermé et des poursuites pourraient alors être engagées.

-Pour les autres prestations, en cas de non-respect des règles de vie d’un participant, AIC est en droit d’exiger son exclusion, en lui signifiant les raisons de celle-ci.

Cette exclusion sera ensuite traitée comme une interruption à l’initiative de ce client avec toutes les conséquences de ce reclassement comme décrit dans la clause « Interruption ».

Article 13 – Report :

-Pour les prestations de formation en ligne, l’accès étant illimité, aucun report ne peut être sollicité.

-Pour les autres prestations, dans l’hypothèse où un client souhaiterait reporter la totalité ou une partie de la prestation. AIC étudiera cette demande et fera son possible pour y accéder sans aucun frais. Toutefois, si l’agenda d’AIC ou des autres participants ne se prête pas à cette requête, AIC sera alors contraint de refuser celle-ci, entrainant son reclassement en annulation à l’initiative du client dans le cas d’une prestation non débutée ou en interruption à l’initiative du client dans le cas d’une prestation déjà débutée, avec toutes les conséquences de ces reclassements comme décrits dans les clauses « 10-Annulation » et « 11-Interruption ».

Article 14 – Changement de lieux :

Dans le cas de prestations en présentiel, AIC se réserve le droit de changer le lieux de la prestation à tout moment et s’engage à en informer le plus tôt possible les participants.

Article 15 – Facture acquittée :

-Cas particulier des prestations financées par OPCO, CPF, ou Pôle Emploi : lorsque les prestations sont financées par des fonds publics, les processus de facturation mis en place par les organismes concernés prévalent sur les processus AIC.

-Pour les prestations de formation en ligne, une fois le paiement reçu, la commande validée par AIC et les accès débloqués, la facture acquittée est envoyée au client par voie dématérialisée à l’adresse mail inscrite sur son compte de connexion, il est donc important que le client tienne à jour les informations de son compte.

-Pour toutes les autres prestations, une fois l’acompte reçu, le client reçoit une facture d’acompte acquittée. Enfin, lorsque la prestation est entièrement exécutée par AIC et que le solde est versé par le client, celui-ci reçoit alors une facture de solde acquittée. L’envoi de ces deux documents se fait par voie dématérialisée à l’adresse mail communiquée par le client dans les formulaires de demande.

Article 16 – Pénalités :

En cas d’impayé ou de non versement dans les temps impartis comme définis dans la clause « 7-Modalités de paiement » ou dans le contrat si un tel document existe, l’application de frais de pénalités au taux légal, c’est-à-dire 3,15% si le créancier est un particulier et 0,87% si le créancier est un professionnel pourra être appliqué. Ce taux s’applique sur le montant TTC de la facture impayée.

De plus, dans ce cas, le contrevenant devra payer un indemnité forfaitaire de 40€/facture impayée.

AIC pourra aussi décider de ne plus répondre aux sollicitations du client concerné, de ne plus lui offrir ses services à l’avenir, voire de rompre les autres services engagés en les classant aussi en annulation/interruption à l’initiative du client tel que décrit dans les clauses « 10-Annulation »/ « 11-Interruption ».

Article 17 – Données à caractère personnel :

AIC s’engage à ne pas diffuser les données communiquées au travers du formulaire de demande ou tout autre donnée à caractère personnel acquise pendant la prestation.

Vous pouvez demander à recevoir un fichier contenant toutes les données personnelles que nous possédons à votre sujet, incluant celles que vous nous avez fournies. Nous pouvons également procéder, à votre demande, à leur suppression. Cela ne prend pas en compte les données stockées à des fins administratives, légales ou pour des raisons de sécurité.

Article 18 – Durées de stockage des données :

Nous sommes susceptibles de conserver vos données indéfiniment. Cela permet de tracer l’historique de nos relations. Ainsi, nous comprenons mieux vos besoins et nous progressons.

Article 19 – Confidentialité :

-Lors du démarrage de notre mission (autre que formation en ligne), une convention sera remise au client pour qu’il puisse  signifier au fur et à mesure les informations transmises qu’il souhaite garder confidentielles. Nous vous demandons de préciser quelles sont les personnes / fonctions qui sont dans la confidence. Ceci nous évitera de divulguer des informations sensibles auprès de collaborateurs non habilités (surtout si nous sommes amenés à exercer plusieurs prestations avec un nombre important de vos collaborateurs). AIC s’engage à garder la plus stricte discrétion sur les données inscrites sur la convention (sauf bien entendu si un tribunal exige de délivrer ces informations).

-Tous les supports (vidéos, documents de formation, évaluations …) ou accès fournis par la société AIC au client restent la propriété d’AIC. Le client n’est pas autorisé ni à transmettre ses droits d’accès, ni à communiquer ses données à d’autres personnes (sous quelque forme que ce soit), ni à diffuser celles-ci de quelque sorte que ce soit, ni même à reprendre à son compte les informations transmises. L’utilisation et diffusion des documents types uniquement  (ces documents seront identifiables par l’ajout dans le pied de page de « Document Type ») sont permises au client à condition qu’il garde les références à la marque AIC et qu’il n’en modifie pas le contenu. S’il décide de les reprendre à son compte, il devra alors en modifier significativement le contenu. En cas de manquement à tout ou partie de cette clause, AIC pourra alors décider d’éventuelles poursuites à l’encontre du contrevenant.

Article 20 – Litige :

En cas de litige, vous pouvez nous écrire en AR en précisant les raisons pour lesquelles vous déposez un dossier.

Article 21 – Médiation :

Après avoir déposé un dossier de litige comme décrit dans la clause « 20-Litige », sans réponse de notre part sous 1 mois calendaire ou si la réponse fournie ne vous convient pas, vous pouvez demander à contacter notre médiateur, nous vous fournirons alors les coordonnées de celui-ci.

Article 22 – Durée de validité :

Les offres apparaissant sur cette brochure sont valables pour l’année 2023. Les tarifs, ainsi que le contenu sont donc susceptibles d’évoluer au-delà de cette période.

Article 23 – Langue du contrat :

Le contrat sera établi en français uniquement.

Article 24 – Décharge de responsabilité :

AIC décline toute responsabilité en cas de perte, vol ou détérioration des objets que les participants déposeraient dans la salle de formation.

Nous déclinons aussi toute responsabilité quant à d’éventuels accidents (trajet ou autre) ou détériorations (mobilier, immobilier ou autre) causés par le participant.

Lorsque la prestation se déroule dans les locaux du client, c’est alors le règlement intérieur de l’entreprise qui est applicable concernant les mesures de santé et de sécurité.

Article 25 – Frais du client pendant prestation :

Sauf accord différent convenu entre le client et la société AIC avant commande, les frais de restauration, hébergement, transport ou tout autre frais annexe du client ou de ses employés sont à sa charge.

Article 26 – Engagements du client liés aux envois de formulaires :

Afin de garantir le maintien des certifications et la qualité des prestations, les processus d’AIC comportent des questionnaires, des évaluations, des feuilles de présence, des formulaires que le client s’engage donc à remettre dans un délai raisonnable (sous 14 jours calendaires maximum). Ces documents dématérialisés sont communiqués par e-mail et pré-remplis pour faciliter leur traitement et minimiser l’impact négatif sur la planète. Tout manquement à cette règle pourra entrainer le reclassement en annulation à l’initiative du client dans le cas d’une prestation non débutée ou en interruption à l’initiative du client dans le cas d’une prestation déjà débutée, avec toutes les conséquences de ces reclassements comme décrits dans les clauses « 10-Annulation » et « 11-Interruption ». AIC pourra aussi décider de ne plus répondre aux sollicitations du client concerné, de ne plus lui offrir ses services à l’avenir, voire de rompre les autres services engagés en les classant aussi en annulation/interruption à l’initiative du client tel que décrit dans les clauses « 10-Annulation »/ « 11-Interruption » si le formulaire attendu n’est toujours pas délivré sous 3 mois.

Règlement intérieur

Article 1 – Rédaction :

Le présent règlement est établi conformément aux dispositions des articles L.6352-3 et L.6352-4 et R.6352-1 à R.6352-15 du Code du travail. Il s’applique à toutes les personnes participant à une action de formation organisée par AIC et ce pour toute sa durée.

Article 2 – Discipline :

Il est formellement interdit aux stagiaires :

-D’introduire des boissons alcoolisées dans les locaux (en présentiel)

-De se présenter aux formations en état d’ébriété ou sous l’emprise de drogue

-De manger dans les salles de cours (en présentiel)

-D’effectuer des enregistrements audio et vidéo

-De faire un usage commercial des informations, documentations pédagogiques, services et contenus fournis par AIC

-De diffuser des coordonnées personnelles (adresses électroniques, postales, numéros de téléphone…)

-De diffuser à d’autres personnes ses identifiants de connexion à la plate-forme E-learning AIC

(Formations digitales)

Article 3 – Assiduité :

Les stagiaires doivent se conformer aux horaires fixés et communiqués au préalable par l’organisme de formation. Le non-respect de ces horaires peut entraîner des sanctions. Sauf circonstances exceptionnelles, les stagiaires ne peuvent s’absenter pendant la formation.

Article 4 – Absences, retards ou départ anticipés :

En cas d’absence, de retard ou de départ avant l’horaire prévu, les stagiaires doivent avertir l’organisme de formation et s’en justifier. L’organisme de formation informe immédiatement le financeur (employeur, administration, Région, Pôle emploi…) de cet événement. Tout événement non justifié par des circonstances particulières constitue une faute passible de sanctions disciplinaires. De plus, conformément à l’article R6341-45 du Code du travail, le stagiaire (dont la rémunération est prise en charge par les pouvoirs publics) s’expose à une retenue sur sa rémunération de stage proportionnelle à la durée de l’absence.

Article 5 – Tenue :

Le stagiaire est invité à se présenter à l’organisme en tenue vestimentaire correcte.

Article 6 – Comportement :

Il est demandé à tout stagiaire d’avoir un comportement garantissant le respect des règles élémentaires de savoir vivre, de savoir être en collectivité et le bon déroulement des formations quel que soit les modalités de formation (présentiel ou à distance).

Article 7 – Utilisation du matériel :

Sauf autorisation particulière de la direction de l’organisme de formation, l’usage du matériel de formation se fait sur les lieux de formation et est exclusivement réservé à l’activité de formation. L’utilisation du matériel à des fins personnelles est interdite.

Le stagiaire est tenu de conserver en bon état le matériel qui lui est confié pour la formation. Il doit en faire un usage conforme à son objet et selon les règles délivrées par le formateur. Le stagiaire signale immédiatement au formateur toute anomalie du matériel.

Article 8 – Formalisme attaché au suivi de la formation :

Le stagiaire est tenu de renseigner la feuille d’émargement. A l’issue de l’action de formation, il se voit remettre une attestation de fin de formation à transmettre, selon le cas, à son employeur/administration ou à l’organisme qui finance l’action.

Article 9 – Sanctions disciplinaires :

Tout manquement du stagiaire à l’une des prescriptions du présent règlement intérieur pourra faire l’objet d’une sanction prononcée par le responsable de l’organisme de formation ou son représentant. Tout agissement considéré comme fautif pourra, en fonction de sa nature et de sa gravité, faire l’objet de l’une ou l’autre des sanctions suivantes :

-Rappel à l’ordre

-Avertissement écrit par le Directeur de l’organisme de formation ou par son représentant

-Blâme

-Exclusion temporaire de la formation

-Exclusion définitive de la formation

Le responsable de l’organisme de formation ou son représentant informe de la sanction prise l’employeur du stagiaire et/ou le financeur du stage.

Article 10 – Entretien préalable à une sanction et procédure :

Aucune sanction ne peut être infligée au stagiaire sans que celui-ci ne soit informé dans le même temps et par écrit des griefs retenus contre lui.

Toutefois, lorsqu’un agissement, considéré comme fautif, a rendu indispensable une mesure conservatoire d’exclusion temporaire à effet immédiat, aucune sanction définitive relative à cet agissement ne peut être prise sans que le stagiaire n’ait été au préalable informé des griefs retenus contre lui et éventuellement, que la procédure ci-après décrite ait été respectée.

Lorsque l’organisme de formation envisage une prise de sanction, il convoque le stagiaire par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise à l’intéressé contre décharge en lui indiquant l’objet de la convocation, la date, l’heure et le lieu de l’entretien, sauf si la sanction envisagée n’a pas d’incidence sur la présence du stagiaire pour la suite de la formation.

Au cours de l’entretien, le stagiaire a la possibilité de se faire assister par une personne de son choix, stagiaire ou salarié de l’organisme de formation. La convocation mentionnée à l’article précédent fait état de cette faculté. Lors de l’entretien, le motif de la sanction envisagée est indiqué au stagiaire : celui-ci a alors la possibilité de donner toute explication ou justification des faits qui lui sont reprochés.

La sanction ne peut intervenir moins d’un jour franc ni plus de 15 jours après l’entretien où, le cas échéant, après avis de la Commission de discipline.

Elle fait l’objet d’une notification écrite et motivée au stagiaire sous forme d’une lettre recommandée, ou d’une lettre remise contre décharge. L’organisme de formation informe concomitamment l’employeur, et éventuellement l’organisme paritaire prenant à sa charge les frais de formation, de la sanction prise.

Article 11 – Hygiène et sécurité :

La prévention des risques d’accidents et de maladies est impérative et exige de chacun le respect total de toutes les prescriptions applicables en matière d’hygiène et de sécurité. A cet effet, les consignes générales et particulières de sécurité en vigueur dans l’organisme, lorsqu’elles existent, doivent être strictement respectées sous peine de sanctions disciplinaires.

Lorsque la formation a lieu sur le site de l’entreprise, les consignes générales et particulières de sécurité applicables sont celles de l’entreprise.

Article 12 – Diffusion

Un lien vers le présent règlement est remis à chaque stagiaire (avant toute inscription définitive). Fait à Lons Le Saunier le 02/01/2023